Kuidas juhina kaitsta meeskonna tähelepanu tulekahjude eest?
Kas meeskond on hõivatud, kuid olulised teemad jäävad kiireloomuliste ülesannete varju?
500% produktiivsem. Kas see on võimalik?
Umbes viis aastat tagasi oli Arno elus periood, kus korraga oli käsil väga palju. Peres oli kaks väikest last, abikaasa käis koolis ning Arno tegeles Produktiivsusklubis ettevõtte igapäevaste ülesannete ja koolitamisega.
Üks päev sellest ajast on talle eriti eredalt meelde jäänud. Hommikul vaatas ta enda ees olevat ülesannete nimekirja ja tundis, et kõike on liiga palju. Järgmisel päeval toimuva koolituse jaoks oli vaja valmistuda, mitmed hinnapäringud ootasid vastust ning tegeleda tuli veel paljude kiirete teemadega. Ühele ülesandele oli raske keskenduda, sest samal ajal keerlesid peas mõtted kõigest muust, mis oli vaja ära teha.
Õhtul läks Arno jalgpalli mängima. Mäng oli pingeline ja kestis üle tunni, kuid kogu selle aja oli ta täielikult mängule keskendunud.
Pärast mängu tekkis tal küsimus: kuidas on võimalik, et hommikul ei suutnud ta ühe ülesande juures isegi 15 minutit püsida, kuid jalgpalli mängides suutis üle tunni keskenduda ainult ühele tegevusele?
Arno oli kogenud vooseisundit ehk flow’d.
Vooseisund on seisund, kus oleme oma tegevusse täielikult süvenenud ja muu meie ümber taandub tagaplaanile. Seda võib kogeda sportides, töötades, lugedes, muusikat kuulates või mõne muu tegevuse ajal, mis meid täielikult kaasa haarab.
McKinsey uuringus leiti, et vooseisundis olid juhid hinnanguliselt 500% produktiivsemad kui tavapärases seisundis. See number illustreerib hästi, kui suur mõju võib sügaval keskendumisel töövõimele olla.
Kuidas jõuda vooseisundisse?
Vooseisund ei teki juhuslikult. Selle tekkimist toetavad tingimused, mida saame ise luua. Siin on kolm praktilist viisi, mis aitavad sul vooseisundisse jõuda.
Kasuta oma parimat aega
Päeva jooksul on meil tavaliselt kolm kuni viis tundi, mil vaimne võimekus on kõige suurem. Mõnel on see aeg hommikul, teisel pärastlõunal või õhtul. Oluline on märgata, millal suudad sina kõige paremini süveneda, sest just siis on vooseisundisse jõudmine kõige tõenäolisem.
Muuda ülesanne enda jaoks parajalt keerukaks
Vooseisundini jõudmist toetab tasakaal ülesande keerukuse ja sinu oskuste vahel. Kui ülesanne on liiga lihtne, võib tekkida igavus. Kui see on liiga keeruline, võib tekkida ärevus või frustratsioon, sest tunned, et ei saa hakkama. Kõige paremini toetavad vooseisundi tekkimist ülesanded, mis nõuavad sinult pingutust, kuid on samal ajal piisavalt jõukohased, et tunned, et saad nendega hakkama.
Määra tegevuse soovitud tulemus
Vooseisundisse jõudmiseks on oluline teada, milline tulemus näitab, et ülesanne on tehtud. Kui ülesanne on ebamäärane, on ka lihtsam tähelepanu kõrvale juhtida. Näiteks „Teen esitluse“ on üsna lai eesmärk. Palju selgem on „Kella 10.30ks on mul valmis esitluse sissejuhatus ja kolm põhipunkti“.
Konkreetselt sõnastatud tulemus annab ajule selge sihi ja aitab sul märgata, kas liigud soovitud tulemuse poole.
Produktiivsusklubi selgitab
3 levinumat viga, mis röövivad meeskonna tähelepanu
Selleks, et töötaja suudaks jõuda vooseisundisse, ei piisa ainult individuaalsetest teadmistest ja oskustest. Kui tööpäev on täis sõnumeid, koosolekuid ja pidevat valmisolekut teistele vastata, on töösse süvenemine keeruline. Sellises keskkonnas peab inimene oma tähelepanu kaitsmiseks pidevalt süsteemiga võitlema. Seetõttu tasub juhil vaadata, millised kokkulepped ja harjumused meeskonnas keskendumist toetavad ning millised seda takistavad.
Siin on kolm levinud viga, mis meeskonna tähelepanu röövivad.
1. Meeskond ei tea, miks keskendunult töötamine on oluline
Me justkui teame, et ühele asjale korraga keskendudes saame rohkem tehtud. Samas ei pruugi me olla enda töö kontekstis läbi mõtestanud, mida pikem keskendumisaeg meile tegelikult annab. Seetõttu on oluline, et iga inimene meeskonnas mõistaks, mida ta võidab sellest, kui saab pikemalt ja süvenenult töötada.
Keskendunult töötamine võib tähendada, et saame lühema ajaga rohkem tehtud, teeme vähem vigu, saavutame paremaid tulemusi ja tunneme tööpäeva jooksul vähem pinget.
2. Puuduvad kokkulepped üksteise poole pöördumiseks
Teine oluline asi on võimaldada üksteisel keskendumisaega võtta. Paljudes meeskondades puuduvad selged kokkulepped selle kohta, millal ja kuidas üksteise poole pöördutakse.
Eriti juhi puhul võib tekkida eeldus, et ta on alati kättesaadav. Hea juht ei ole see, kes on alati olemas, vaid see, kes on olemas siis, kui teda päriselt vajatakse, ja suudab sel hetkel olla täielikult kohal. Kui uks on alati lahti ja igaüks võib igal hetkel küsimusega sisse astuda, on süvenemiseks väga raske aega leida. Kujuta ette, et oled lõpuks keskendunud ja jõudnud vooseisundisse, kui kolleeg tuleb midagi küsima. Kogu tähelepanu liigub kohe mujale ning uuesti süvenemine võtab aega.
Seetõttu tasub meeskonnas kokku leppida, millal ollakse kättesaadav ja millal antakse üksteisele aega oluliste ülesannetega tegelemiseks. Nii tekib võimalus teha tööajal ära ka see töö, mis muidu võib kanduda õhtusse.
3. Koosolekud on valel ajal
Paljude inimeste jaoks on hommik päeva kõige tõhusam aeg, mil on lihtsam süveneda ja vaimselt nõudlikku tööd teha. Ometi pannakse just hommikud koosolekuid täis, mistõttu jaguneb päeva kõige väärtuslikum aeg väikesteks tükkideks. Pärastlõunaks, kui aju on juba rohkem väsinud, jäävad ülesanded, mis nõuavad keskendumist. Seetõttu on juhil oluline seda aega teadlikult kaitsta ja võimaldada inimestel kasutada oma kõige produktiivsemat aega süvenemist nõudvaks tööks.
Meie enda praktikas toimuvad strateegilised koosolekud hommikul, kui vaimne võimekus on kõrgem. Infovahetuseks ja jooksvate teemade sünkroniseerimiseks mõeldud koosolekud soovitame jätta pärastlõunasse.
Keskendumine ei ole ainult töötaja vastutus
Vooseisund algab inimesest endast. Me saame ise päris palju ära teha, et luua enda jaoks tingimused, mis toetavad vooseisundisse jõudmist. Samas mõjutab meie keskendumist tugevalt ka keskkond, kus töötame.
Juht mõjutab seda, millal toimuvad koosolekud, kui kiiresti eeldatakse vastamist, kas inimestel on võimalik segamatult töötada ja kas meeskonnas väärtustatakse süvenemist sama palju kui kiiret reageerimist.
Siit tasubki juhil endalt küsida: kas minu tiimis on loodud tingimused, kus inimesed saavad keskenduda sellele, mis loob kõige rohkem väärtust?
Testi tiimi produktiivsust 💪
Kaardista 2 minutiga, kui edukas on Sinu meeskond fookuse hoidmisel ja mida peaks muutma.
