Kuidas muuta kaootiline tööpäev produktiivseks?
Kas Su päevad on täis lõputuid kohustusi, aga olulised asjad jäävad tegemata?
Kas Sa oled langenud ringitõmblemise kultuuri lõksu?
Koostööpartnerid helistavad, kolleegid ja alluvad küsivad pidevalt midagi. E-kirju tuleb uksest ja aknast, koosolekud pressivad kalendrisse ning Teamsi chat annab endast märku Su telefonis oma tuttava bzzz-bzzz heliga. Niipea kui ühe ülesande tehtud saad, kasvab asemele kaks.
Ometi kuuled end ikka ja jälle ütlemas „jah“, „jõuab küll“ või „teeme ära“. Sa usud, et kui saad need kiireloomulised ülesanded tehtud, vastad kiiresti kirjadele, käid koosolekutel, siis lõpuks jõuad päriselt oluliste tööde ja projektideni. Siis saad võtta aega iseendale, olla rohkem perega või tegeleda oma isiklike eesmärkidega.
Produktiivsus on Sinu peas saanud võrdusmärgi hõivatusega. Tundub, et mida hõivatum Sa oled, seda produktiivsem Sa oled.
See ongi ringitormamise kultuur. Uskumus, et katkematu tegutsemine tähendab produktiivsust. Rohkem saavutamiseks tuleb rohkem teha ja olla pidevalt kättesaadav.
See on nagu maratoni jooksmine sprinditempos. Algus on põnev, sest oled kõigist ees. Seejärel saabub paratamatus: pidev stress, suhted hakkavad murenema, tekib läbipõlemine või muud vaimse tervise probleemid.
Mida tähendab produktiivsus Sinu jaoks?
Jakob, juhtides kahte ettevõtet, rajades kogudust ning olles abikaasa ja isa kahele väikesele lapsele, jõudis arusaamiseni, et töö ei saa kunagi päriselt otsa. Alati leidub veel ülesandeid ja projekte, millega tegeleda, ning pidevalt tekib uusi ideid, mis ootavad elluviimist.
Tõeline produktiivsus ei tähenda rohkem töötunde, olematut puhkust ega ääreni täidetud ajakava. See tähendab, et saad tehtud selle, mis päriselt loeb nii tööalaselt kui ka isiklikus elus.
Iga päev ei pea tegema rohkem. Iga päev tuleb teha seda, mis on kõige olulisem.
Produktiivsusklubi selgitab
3 olulist põhimõtet, mis aitavad Sul keskenduda ja hoida fookust olulisel
1. Energiatsoonid
Meil kõigil on ööpäevas 24 tundi, kuid kõik need tunnid ei ole võrdselt produktiivsed. Meie energiataset mõjutab tsirkadiaanrütm, mis tähendab, et päeva jooksul on selged tõusud ja mõõnad. Menukas autor Carey Nieuwhof kirjeldab seda väga praktiliselt kolme energiatsooni kaudu.
Aju uuringu näitavad, et Sul on päevas vaid 3 kuni 5 tundi, mil su energia on tipus. See on Sinu roheline tsoon, kus oled kõige keskendunum ja suudad teha oma parimat tööd. Paljude jaoks jääb see hommikusse, kuid kui oled pigem õhtuinimene, võib Sinu parim aeg olla hoopis pärastlõunal või hilisõhtul.
Lisaks esineb päeva jooksul ka punane tsoon, umbes 1 kuni 2 tundi, mil keskendumine on madal ja aju vajab pausi. Ülejäänud aeg jääb kollasesse tsooni, kus energia on keskmine ja sobib hästi rutiinsemateks ülesanneteks.
Kui õpid oma päeva nende tsoonide järgi planeerima, muutub ka Sinu töö tulemuslikumaks. Oluline ei ole teha rohkem, vaid teha õigel ajal õigeid asju.
2. Sügav töö
Suurim väärtus sünnib siis, kui kasutad oma rohelise tsooni kõige olulisema töö jaoks. Seda lähenemist on populariseerinud produktiivsuse ekspert Cal Newport, kes räägib sügavast tööst.
Sügav töö tähendab seda, et keskendud kõrget väärtust loovale ülesandele ning eemaldad kõik segajad, mis võiksid Su tähelepanu kõrvale viia. Pareto printsiip ütleb, et 20% tegevustest toob 80% tulemustest. Just need 20% väärivad Sinu parimat energiat ja täielikku fookust.
Sügava töö positiivset mõju kinnitavad ka paljud juhid, kellega oleme koostööd teinud. Näiteks tõi ühe IT-ettevõtte äriarendusjuht Leonid välja järgmise mõtte: „Varem olin küll abikaasana või pereisana füüsiliselt kohal, aga mõtted olid pidevalt tööl. Nüüd suudan tänu paremale keskendumisele tööülesannetele olla päriselt hetkes ja nautida aega ka lähedastega.“
3. Vaikne aeg
Vaikne aeg on Sinu päevas kindel ajaaken, mil keegi Sind ei sega ja Sul on võimalik päriselt keskenduda. Kui sügav töö tähendab keskendumist kõrge väärtusega ülesandele, siis vaikne aeg on see, mis loob selleks reaalse võimaluse.
Tõenäoliselt mõtled praegu: „Kõlab hästi ideaalses maailmas, aga mul on koosolekud, kohtumised, e-kirjad, alluvad…“ Just sellepärast ei saa vaikne aeg toimida ainult individuaalse otsusena. See eeldab meeskondlikke kokkuleppeid.
Keskendumist mõjutavad väga tugevalt sotsiaalsed normid, millele reageerime sageli täiesti alateadlikult. Inimesed kohandavad oma käitumist vastavalt sellele, mida peetakse keskkonnas tavapäraseks ja sobivaks. Kui normiks on vaikus, süvenemine ja katkestusteta töö, on inimestel oluliselt lihtsam keskenduda. Kui normiks on pidev kättesaadavus ja reageerimine, muutub süvenemine erandiks, mis nõuab lisapingutust.
Keskendumist toetav keskkond ei ole ainult füüsiline ruum. See on ühine kokkulepe. Selgus selles, kuidas me töötame, mida väärtustame ja millele anname oma tähelepanu.
Testi tiimi produktiivsust 💪
Kaardista 2 minutiga, kui edukas on Sinu meeskond fookuse hoidmisel ja mida peaks muutma.
