Su mõtted ja ideed on mitmes kohas laiali ja sul puudub neist selge ülevaade? Tunned ennast pinges, sest kohustusi on palju?
Kuidas leida endale toimiv ajaplaneerimise süsteem?
Tööriist, rakendus, märkmik või hoopis kindel süsteem, mis lõpuks Sind päriselt aitaks?
Hea süsteem aitab Sul hoida pea selge ja ülesanded kontrolli all, et saaksid keskenduda sellele, mis on päriselt oluline. Kuid mis platvormile enda süsteem luua? Millise metoodika alusel süsteem luua? Mida jälgida süsteemi loomisel?
Esmalt soovitame Sul välja mõelda, milleks Sul seda süsteemi üleüldse luua vaja on? Kas ettevõtte tasandil projektide haldamiseks? Või hoopis isikliku elu eesmärkide ja mõtete kirja panemiseks? Või hoopis oma pere või tiimiga jagamiseks, et üheskoos projekte hallata?
Produktiivsusklubi selgitab
Millise tasandi rakendust enda süsteemi halduseks valida?
Kogemus kogutud 11 000+ inimese koolitusest.
1. Ühiselt ülesannete haldamiseks
Ühiselt ülesannete haldamiseks on hea kasutada Jira, Scoro, Monday või ClickUp-i. Kui Su ettevõttes ei ole ühiselt hallatavat süsteemi, siis seda enam võiks mõelda rakendustele, mis võimaldab ühiselt ülesandeid hallata.
Küllaga pole need rakendused parimad, et oma isiklikke projekte või eesmärke seada.
2. Märkemete kirja panemiseks
Märkmete kirja panemiseks on kõige populaarsemad Apple Notes, Evernote, OneNote ja Notion. Notion on küll laiem, seda saab kasutada väga lihtsalt, kuid ka ehitada ülesse keerulisemaks, luua tiimi vaateid ning saab ka ise template luua ning olemasolevaid ka kasutada. Neid rakendusi soovitan kasutada neile, kellel on rohkem ja suuremaid projekte parasjagu laual.
Ühtlasi sobivad need rakendused ka neile, kellele meeldib ideid kirja panna või teksti faile luua. Neile on need sellisel juhul väga head rakendused.
3. To-do listi rakendused
Järgmine tasand on to-do listi rakendused. Siin tooksin välja Google Tasks, Microsoft To Do, TickTick ja ka Todoist. Need on mõeldud just ülesannete kirja panemiseks to-do listi näol. Google Tasks ja Microsoft To Do ühilduvad ilusti ka kalendriga ning saad ülesandeid jaotada ka päevade peale. Võimaldab kogu ülesandeid vaadata ühes vaates kui ka kalendri vaates ning need sobivad just neile, kellel on palju jooksvaid ülesandeid või asju vaja pidevalt teha.
Koolitustega oleme näinud, et eriti ehitussektoris tulevad ülesanded peale kiiremini kui Sa jõuad ära lahendada ning sellisel juhul on just to-do list rakendused kiired ja mugavad kasutada.
Nende kolme tasandi vahel soovitan ma valida. Kui Sa oled sellele küsimusele vastuse leidnud, siis üldjuhul on need rakendused üsna sarnased ja saadki edasi vaadata, milline võiks täpsemalt Sinujaoks toimida.
Nii nagu 8 aastat tagasi oli mulle minu süsteemi loomisel toeks Valdur, siis nii tahan olla mina Sulle
2017. aastal võtsin mina Valduri templated alustuseks põhjaks ning nende põhjal sain mugavalt enda süsteemi üles ehitada – ma ei pidanud ise jalgratast leiutama. Tänaseks on ka Sul võimalik need templated saada.
Ma arvan, et ma kokku pusisin ca 10h, et päris enda süsteem üles luua. Minujaoks see oli põnev teekond, kuid natukene ka keeruline. See oli ka hetk kui me alustasime Produktiivsusklubiga.
See tugi, mida me sõpradena üksteisele pakkusime oli toona väga hea. Üsna kiiresti jäi Google Keep minujaoks toona pisut vajaka ning kolisin ümber OneNote. Rääkisin ka abikaasaga ning viisime ühiselt oma asjad OneNote üle, kuid ka OneNotes me pikalt ei olnud, sest toonane tiimiliige Sander oli kasutusel võtnud Notioni ning ka mina viisin oma asjad üle sinna.
Abikaasa hakkas selle peale muidugi naerma ning ütles, et ma ikka pool aastat kasutaksin Notioni enne kui taas oma projekte sinna üle kolime. Aasta läks mööda ning ka minu abikaasa kolis oma märkmete ja projektidega üle Notioni ning siiani me seda ka kasutame.
Põhilisena õppisin, et lihtsus on olulisem kui funktsionaalsus, seda olen ka proovinud hoida Notionis.
Ihkasin väga puhkust, vabadust ja kontrolli enda asjade üle tagasi.
Ma mõtlesin pidevalt tööle ning asjadele, mis ei tohiks meelest ära minna, sest lauapeal oli projekte palju. Olen olnud tegev mitme ameti vahel, mul on palju hobisid ja ka vabatahtlik töö, kus ma kaasa löön. See kõik tekitas pidevalt ka küsimusi, et mida ma tegema pean ja kuidas mu kalender järsku täis sai.
Tundus nagu ma ei saanud ühtegi olulist asja teha, sest pidevalt olid mingid koosolekud ja üritasin midagi kontrollida, kuid tegelikult seda teha ma ei saanud.
Ihkasin väga puhkust, vabadust ja kontrolli enda asjade üle tagasi.
Olen väga tänulik, et Produktiivsusklubi reklaam hakkas mulle pidevalt ette tulema ning haarasin võimalusest kinni ja liitusin e-kursusega. Esmalt kirjutasin kursusel ülesse, millega ma tegelen ning 30-minutiga sain kirja 300 asja ning siis sain ma aru, et see ei ole normaalne.
Lõpuks sain aru, et minu süsteem ei toimi ning võtsin seda kui arstile minekut, et ju siis teie teate, mida te teete ja mida ma tegema pean, et asjad kontrolli alla saada.
Tegin läbi kõik, mis te soovitasite ning tulemused hakkasid tulema.
1. Mida Sulle terviklik loodud süsteem andnud on?
Ta on andnud mulle konkreetsed olukorrad või mõõdikud, kuidas ma saan aru, et asjad on läinud hästi. Kui ma panen enda projektis, et järgmised sammud on need ja täidad need, siis projekt hakkab liikuma. Ma olen nüüd oma asjadega järjepeal ja siht on paigas. Enne ei olnud sihti paigas ja ma jooksin lihtsalt igale poole.
Teiseks ma ei võta kõike endale, ma ei lase inimestel enda flow segada ja ma delegeerin päris palju asju edasi. Kui asi ei ole minu oma, siis ma lükka selle asja tagasi ja leian kellegi, kes sellega tegelema peab.
Ma tegelen ka ajablokkimisega, kuid seda ma veel õpin, sest kui Sa oled oma töö fänn, siis Sa teed vahepeal tööd ka kell 2 öösel – seda ei peaks tegema.
Olen tagasi saanud rõõmu. Mul on kadunud stress või turja pealt mure, et midagi on vaja teha või midagi on vaja lahendada, kuigi palju asju on vaja teha, siis nad on seal Notionis ja nad ei ole mul laual.
2. Mida Sa tegid hästi ning mida Sa teeksid teisiti?
Ma andsin endale aru, et mul on mure ja mure lahendamiseks ma pean asjadest loobuma ning Valduri template põhjaks võtma.
Kuna ma olen proaktiivne, siis ma tahtsin kursuse raames kõik asjad ära teha, kuid see oli negatiivne, sest see ei toiminud. Ma pidin ootama Mastermindi, kuid tegelikult oli vastus murele järgmises peatükis olemas.
Mulle väga meeldis, et eksimise kohad on kursuse raames sissejäetud, sest siis inimene võtab selle omaks ja tekib tunne: “Mina õppisin selle ära, mina tegin selle korda, mina sain hakkama!”.
Suvel ma kogusin mõtteid taas pähe ning see oli allakäik, kuid taas ma proovin saada joonele, sest see annab suure vabaduse. Kuigi ma vihkan rutiini, siis ma pean selle rutiini enda ellu vastu võtma ja sellega tegelema. Kuid nagu spordis ja kaalulanguses, siis tulemuse toob see, kui igapäev natukene teed.
E-kursusega liitumine lõppeb 18. septembril kell 22.00
Visualiseeri endale: praeguseks on möödas 3 kuud. Käes on detsembri algus ja Sinul on loodud endale väga hästi toimiv süsteem oma ülesannete ja projektide haldamiseks. Sul ei unune detailid. Sul on asjadest terviklik ülevaade. Sa ei kuluta mõtetult aega mingisuguse info tagaotsimisele. Sul on tööpäeva lõpus tõesti rahulolu, sest Sa oled ära teinud kõige olulisemad ülesanded, mitte pudipadi asjadega tegelenud. Sa oled inimene, keda inimesed päriselt usaldavad, sest nad teavad, et kui Sinu lauale on asjad tulnud, siis need on päriselt ka tehtud. Sul on olemas terviklik süsteem.
Mida see annaks Sulle Sinu puhkuse puhul? Kuidas see mõjutaks Sinu suhteid? Kuidas selline süsteem mõjutaks Sinu karjääri? Mida selline terviklik süsteem Sulle annab?
Kirjuta ülesse vastus küsimusele: Kui näed vaeva ja lood endale ajaplaneerimiseks süsteemi, siis mida see Sulle annab?
Kui oled kindel, et soovid registreeruda Ajaplaneerimise Meistriklass e-kursusel, siis tasub teha seda ruttu ja liitumise otsust mitte liiga kaua edasilükata. Registreerumine lõppeb 18. september kell 22.00!
Täpsema kursuse kirjelduse ja registreerumise lingi leiad siit.
