Kuidas sai Leil Saunas meeskond kontrolli oma aja ja fookuse üle?

Viisime Leil Saunas ettevõttes läbi mitmekuulise mõjuprogrammi, et aidata juhtkonnal ja meeskonnal saada päriselt produktiivsemaks.

Loe, mis olid meeskonna väljakutsed ning millised praktilised muutused neid tulemusteni viisid.

Mis selgus Leil Saunas ootuste kaardistamisel?

Intervjuu ja eelküsimustiku käigus selgus, et meeskonnal on 3 peamist väljakutset.

Keeruline on töötada kontoris, kus on palju müra ning pidevaid küsimusi.
Keeruline on seada prioriteete.
Juhtkond tegi ületunde.

Mõned nopped, mida meeskond välja tõi:

“Pideva müra tõttu ei ole võimalik leida parimat aega olulistele asjadele keskendumiseks. Tihti jäävad ülesanded pooleli ning teemale uuesti keskendumine võtab rohkem aega. Lisaks kulutab pidev multitasking tohutult energiat ning tööpäeva lõpuks on raske olla pere jaoks mõttega kohal.”

“Tööülesandeid on palju ja sageli ei oska ma neid tähtsuse järjekorda seada. Seetõttu hüppan ühelt tegevuselt teisele, selle asemel et üks teema lõpetada ja seejärel uus ette võtta.”

– Leil Saunas meeskond enne koolitust

Mida me koostööna tegime?

Koolitusprogrammis keskendusime sellele, kuidas luua keskendumist soosiv töökeskkond ning millisel viisil individuaalselt enda keskendumist hoida?

Kuidas me seda tegime:

Interaktiivsete tegevuste ja inspireerivate lugude abil sai ilmekalt selgeks, kui oluline on keskendunult töötamine.
Koos kaardistasime tiimiliikmete kõige produktiivsemad tunnid.
Panime paika ühised kokkulepped, et selles ajavahemikus oleks päriselt võimalus erinevad segajad kõrvaldada.
Iga meeskonnaliige mõtles iseseisvalt läbi olulised punktid, et keskendumise ajast maksimum võtta.

Rometi eestvedamisel kohandati kokkulepped meeskonnale sobivamaks, mis omakorda aitas kaasa uue süsteemi juurutamisele.

3 kuu möödudes tegime teise koolituspäeva, mille käigus tegime mõjuanalüüsi ja andsime kasulikke nippe, kuidas enda sisemiste segajatega paremini toime tulla.

Mõned näited kokkulepetest:

Lepiti kokku ettevõtteülene vaikne aeg kell 9–12.

Kui on vaja kedagi kätte saada, siis helistan, mitte ei lähe tema laua juurde.
Kõne tegemisel püüan teisi võimalikult vähe segada.
Teavitused on välja lülitatud.
Pandi paika vastutajad, kes jälgivad vaikse aja järgimist.

Näited punktidest, mida iseseisvalt läbi mõeldi.

Mis on need asjad, mis paratamatult jäävad ka sügavat tööd tehes tähelepanu röövima?
Kuidas luua endale keskendumist toetav süsteem?

Mis olid tulemused?

1. Selgus ja kontroll oma aja üle

Osalejad said aru, millal nad päriselt kõige paremini töötavad, kuidas oma süvenemisaega kaitsta ning kuidas lõpetada kaootiline “kõike korraga” tegutsemine. Nad kogesid, et peast asjade välja kirjutamine ja isikliku produktiivsuse süsteemi loomine vabastab ruumi ja vähendab ülekoormust.

“Suudan paremini keskenduda. Väga palju on aidanud segavate mõtete kirjapanemine, et ma need kuni sügava töö lõpuni peast ära saaksin.”

“Poolikuid probleeme on täna laual kindlasti vähem. Suudan probleeme edasi lükata ning tegeleda päriselt tähtsate ja kiirete asjadega.”

2. Fookus, sügav töö ja vähem katkestusi

Sügava töö aeg ja energiatsoonide kaardistamine tõid päeva struktuuri. Osalejad said aru, millal on nende parim keskendumisaeg ning kasutasid seda teadlikult keerulisemate ülesannete jaoks.

“Juhtkonna koosolekud on muutunud märgatavalt produktiivsemaks. Varem toimusid need pärast töötajate lahkumist. Nüüd peame koosolekuid päeva esimeses pooles. Arutelud on sisukad, otsused saavad tehtud ning koosolekud ei tule enam pereaja arvelt.”

“Tundub, et jõuan rohkem. Väga oluline on see, et kell 9–12 on kontoris palju vaiksem ning saan rahulikult ja segamatult tööd teha.”

3. Vähem stressi ja rohkem rahu

Selgem planeerimine ja prioriteetide seadmine vähendasid stressi. Mitmed osalejad märkasid, et uni paranes ja õhtul oli kergem tööpäev selja taha jätta.